Espace privé
FAQ 2018-05-31T16:19:30+00:00

SIMPLIFIONS-NOUS LA VIE

Pour l’année universitaire 2018-2019 : ON S’INCRIT EN LIGNE

Une révolution à l’UATL ? Peut-être pas, mais certainement une évolution.

Nous allons pouvoir nous inscrire en ligne. Ce n’est plus une nouvelle bien sûr, puisqu’on en parle depuis quelque temps, à la fois dans les éditos du président Alain JACOBZONE, ceux de notre nouveau président de l’UATL Michel LANDELLE, et aussi dans des articles de Contact, et cela a été largement évoqué à la dernière assemblée générale, en février.

Une refonte complète du système informatique s’imposait pour :

  • permettre une inscription en direct lorsque c’est possible et souhaité, de façon à éviter les longues files d’attente pour les « nouveaux » au petit matin, rue Pocquet de Livonnières, qui donnaient le sentiment que l’accès à l’UATL était réservé à quelques privilégiés. L’inscription auprès des hôtesses reste possible pour ceux qui le souhaitent.
  • tenir compte de l’historique des vœux dans l’attribution des ateliers en favorisant les demandes exprimées antérieurement mais non satisfaites, et en même temps limiter les renouvellements prolongés pour les ateliers très demandés et à effectifs limités.
  • intégrer la nouvelle réglementation européenne applicable fin mai 2018, qui prévoit la traçabilité des informations recueillies et la description de la finalité de leur traitement.
  • laisser plus de temps aux hôtesses pour l’accueil des adhérents au moment des inscriptions et diminuer la charge de la saisie des données : une énorme mobilisation de plusieurs journées de bénévoles et salariés avait été nécessaire pour retranscrire les inscriptions des adhérents, soit près de 8000 heures l’an dernier. Ce ne sera plus « Premier arrivé, premier servi ».

Nous inscrire en ligne impose une modification de notre site UATL. Nous avons opté pour un design élégant dans la continuité du précédent en insérant les éléments nécessaires à ce nouveau processus d’inscription. La simplicité d’accès et la sécurité des information saisies nous ont guidés dans cette démarche. Ce système a été conçu pour être utilisé en complément du programme imprimé : il proposera des fonctionnalités supplémentaires, en particulier dans la recherche des activités qui pourront être triées par thème ou jour d’atelier. Il sera également possible de modifier ses choix jusqu’au 21 juin. L’adhésion pourra être réglée en ligne.

Beaucoup d’entre nous s’interrogent sur cette nouveauté, cette évolution attendue. Les hôtesses, à l’accueil, sont les premières à recevoir les questions. Nous les avons donc réunies le 18 avril avec quelques adhérents pour recenser ces interrogations et apporter les réponses adaptées dans l’outil en cours de développement.

Voici l’essentiel de cet échange :

Comment réinitialiser le mot de passe afin d’accéder au site ? 2018-05-30T11:33:44+00:00

Les informations de 90% des adhérents sont déjà dans la base de données. Au moment de se réinscrire, il faudra fournir son identifiant et son mot de passe. Une fonction « mot de passe perdu » est prévue. Vous recevrez dans votre boîte mail un message indiquant la procédure à suivre.

Est-ce que toutes les données actuellement dans le système seront reprises ? 2018-05-30T11:40:47+00:00

Oui, les ateliers effectivement suivis en 2017- 2018 seront repris dans le nouveau système. L’historique s’enrichira au fil du temps. A terme, les vœux exprimés sur les trois dernières années seront pris en compte. L’ensemble des données personnelles, en dehors des numéros de téléphone et de l’adresse mail, susceptibles de modifications plus fréquentes, seront reprises du système actuel.

Qu’appelle-t-on ancien adhérent ? 2018-05-30T11:42:05+00:00

Une personne inscrite à des activités qui a renouvelé au moins une fois son adhésion dans les cinq ans précédant l’année en cours. Ce délai paraît adapté pour éviter la réinscription d’un adhérent sous un nouvel identifiant s’il a suspendu son adhésion au cours de cette période, s’il souhaite se réinscrire. Il est considéré comme « ancien » puisque son nom et ses identifiants sont déjà connus dans l’historique.

Est-ce que toutes les fenêtres accessibles sur le site seront les mêmes sur l’application des hôtesses ? 2018-05-30T11:42:31+00:00

Oui. Cette décision permettra d’aider les personnes qui le souhaitent, de reprendre un dossier commencé chez soi, ou de commencer une inscription à l’UATL et la modifier chez soi.

Quand aura-t-on le retour sur une saisie que l’adhérent aura effectué ? 2018-05-30T11:42:57+00:00

Comme les années précédentes : début juillet. L’adhérent pourra consulter son espace adhérent où sera spécifiée l’attribution des activités issue du tri informatique des vœux (TIV). Tout ce qui aura été saisi par l’adhérent pourra être édité en format PDF et sauvegardé sur le dossier.

Quelles sont les modalités de règlement ? 2018-05-30T11:43:28+00:00

Cette année, nous pouvons régler l’adhésion :

  • en ligne par carte bancaire avec saisie sécurisée.
  • par prélèvement bancaire : il faudra faire suivre à l’accueil l’autorisation de prélèvement impérativement avant le jeudi 21 juin 2018.
  • par chèque : il faudra faire suivre à l’accueil le chèque impérativement avant le jeudi 21 juin 2018.
Quel sera le nombre de vœux maximum ? 2018-05-30T11:43:54+00:00

Il sera possible d’émettre 6 choix de vœux, pour 4 réalisables au maximum.

La réponse sera donnée par mail après le tri informatique qui aura lieu comme les autres années, avant les vacances d’été. Le règlement des participations spécifiques dans certains ateliers pourra se faire à ce moment-là.

Un adhérent s’est inscrit mais s’aperçoit qu’il s’est trompé. Peut-il corriger ? 2018-05-30T11:44:20+00:00

Oui. A tout instant. Au moment du choix des vœux, un calendrier avec les jours des ateliers mentionnés s’affiche. Si une activité à cycle était pratiquée l’année d’avant, elle s’inscrira automatiquement sur la première ligne, si le cycle n’est pas terminé.

La date limite de modification sera fixée au 21/06/2018.

Si aucun atelier demandé n’est attribué après le tri ? 2018-05-30T11:44:45+00:00

C’est rare. Ces situations seront traitées au cas par cas en concertation avec l’administration.